Cyfrowe przetwarzanie faktur w formacie KSeF i PDF

Cyfrowe faktury w nowoczesnej firmie

Faktury coraz częściej trafiają do firm w postaci cyfrowej. Mogą być przesyłane jako pliki PDF, odbierane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF, albo przekazywane w innych formatach wykorzystywanych przez systemy księgowe. Każdy z tych wariantów wymaga nieco innego sposobu przetwarzania.

Dobrze zaprojektowany obieg faktur pozwala ograniczyć ręczne przepisywanie danych, przyspieszyć akceptację dokumentów i łatwiej odszukać potrzebne informacje. Nie chodzi jednak wyłącznie o zakup programu. Równie ważne są jasne zasady, odpowiedzialność pracowników oraz kontrola jakości danych.

KSeF i PDF – najważniejsze różnice

Faktura w formacie PDF jest dokumentem wizualnym. Wygląda podobnie do papierowej faktury i może zawierać tekst, tabele, logo oraz inne elementy graficzne. Dane z takiego pliku nie zawsze są od razu gotowe do odczytu przez program księgowy. Często konieczne jest wykorzystanie rozpoznawania tekstu, czyli OCR, albo ręczne przepisanie informacji.

KSeF działa inaczej. Faktura jest tworzona i przekazywana jako ustrukturyzowany dokument elektroniczny zgodny z określonym schematem. Dzięki temu poszczególne pola, takie jak numer faktury, data wystawienia, dane sprzedawcy czy kwoty, mogą być odczytane przez system bez analizowania wyglądu dokumentu.

Najważniejsze różnice to:

– PDF koncentruje się na prezentacji dokumentu dla człowieka.

– KSeF przekazuje dane w uporządkowanej strukturze.

– Odczyt faktury PDF może wymagać OCR.

– Dane z KSeF łatwiej przekazać do programu księgowego.

– Plik PDF może być załącznikiem lub kopią wizualną, ale nie zawsze jest głównym nośnikiem danych faktury ustrukturyzowanej.

W praktyce wiele firm będzie przez pewien czas obsługiwać oba formaty. Dlatego proces powinien uwzględniać zarówno dokumenty strukturalne, jak i pliki graficzne.

Jak wygląda cyfrowy obieg faktury?

Cyfrowe przetwarzanie faktur można podzielić na kilka etapów. Ich szczegółowy przebieg zależy od wielkości firmy, rodzaju działalności i używanego oprogramowania.

1. Odbiór dokumentu

Pierwszym krokiem jest zebranie faktur z dostępnych źródeł. Dokumenty PDF mogą przychodzić pocztą elektroniczną, przez formularz na stronie albo w systemie współdzielenia plików. Faktury obsługiwane przez KSeF są pobierane z odpowiedniego kanału systemowego.

Warto ustalić jedno miejsce odbioru dokumentów. Rozproszone skrzynki e-mail i prywatne foldery pracowników zwiększają ryzyko przeoczenia faktury. Pomocne może być również automatyczne oznaczanie dokumentów według dostawcy, działu lub rodzaju kosztu.

2. Rozpoznanie i odczyt danych

W przypadku PDF system może odczytać dane bezpośrednio z tekstu albo zastosować OCR. Rozpoznawane są między innymi:

– nazwa i dane sprzedawcy,

– numer faktury,

– daty,

– kwoty netto, brutto i podatku,

– numer rachunku,

– pozycje na fakturze,

– opis zakupu.

OCR przyspiesza pracę, ale nie gwarantuje bezbłędnego wyniku. Problemy mogą pojawić się przy słabej jakości skanu, nietypowym układzie tabeli lub ręcznie wypełnionym dokumencie. Dlatego system powinien oznaczać pola wymagające sprawdzenia.

W przypadku faktur z KSeF dane są zwykle dostępne w formie ustrukturyzowanej. Nie oznacza to jednak, że nie trzeba ich kontrolować. Błąd może wynikać na przykład z nieaktualnego numeru zamówienia, niewłaściwego przypisania do działu albo niezgodności z umową.

3. Weryfikacja dokumentu

Po odczytaniu danych faktura powinna zostać sprawdzona. Weryfikacja może obejmować zgodność z zamówieniem, potwierdzenie wykonania usługi oraz kontrolę kwot.

Dobrym rozwiązaniem jest porównywanie faktury z innymi informacjami zapisanymi w systemie. Jeśli kwota różni się od wartości zamówienia, dokument może zostać automatycznie skierowany do wyjaśnienia. Takie reguły pomagają wychwycić pomyłki bez ręcznego analizowania każdej faktury.

4. Akceptacja i księgowanie

Po sprawdzeniu faktura trafia do osoby odpowiedzialnej za akceptację. W małej firmie może to być właściciel lub kierownik działu. W większej organizacji dokument może przechodzić przez kilka poziomów zatwierdzania.

Elektroniczny obieg pozwala określić:

– kto zatwierdza dany rodzaj kosztu,

– jaki jest limit kwotowy dla poszczególnych osób,

– ile czasu przeznaczono na akceptację,

– co dzieje się w przypadku braku reakcji,

– kiedy dokument trafia do księgowości.

Po zatwierdzeniu dane mogą zostać przekazane do programu księgowego lub systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa. Warto unikać wielokrotnego przepisywania tych samych informacji, ponieważ zwiększa to ryzyko błędów.

Archiwizacja faktur KSeF i PDF

Archiwum powinno umożliwiać szybkie odnalezienie dokumentu oraz powiązanych z nim informacji. Same foldery na dysku mogą być niewystarczające, szczególnie gdy firma obsługuje wiele faktur miesięcznie.

Przydatne kryteria wyszukiwania to:

– numer faktury,

– nazwa kontrahenta,

– data wystawienia,

– kwota,

– numer zamówienia,

– projekt lub dział,

– status akceptacji,

– identyfikator dokumentu w KSeF.

Należy także ustalić, które dokumenty są przechowywane jako pliki PDF, a które jako dane strukturalne. Jeśli PDF jest jedynie wizualnym przedstawieniem faktury, nie powinien zastępować poprawnego zapisu danych otrzymanych z KSeF. Z kolei przy dokumentach przesyłanych wyłącznie jako PDF warto zachować oryginalny plik, a nie tylko jego wydruk lub zrzut ekranu.

System archiwizacji powinien chronić dokumenty przed przypadkowym usunięciem i nieuprawnioną zmianą. Istotne są kopie zapasowe, kontrola dostępu oraz rejestrowanie operacji wykonywanych na plikach.

Najczęstsze błędy we wdrażaniu

Jednym z częstych problemów jest traktowanie PDF i KSeF jako identycznych formatów. PDF może być wygodny dla człowieka, ale nie zawsze zapewnia dane gotowe do automatycznego przetwarzania. KSeF ułatwia integrację, jednak wymaga odpowiedniego połączenia z używanymi systemami.

Inne błędy to:

– brak jednej procedury odbioru faktur,

– brak osoby odpowiedzialnej za kontrolę dokumentów,

– zbyt duża liczba ręcznych czynności,

– brak reguł dotyczących wyjątków,

– przechowywanie faktur w prywatnych skrzynkach,

– niewystarczające kopie zapasowe,

– brak testów przed uruchomieniem automatyzacji.

Warto rozpocząć od niewielkiego zakresu, na przykład od faktur kilku stałych dostawców. Po sprawdzeniu procesu można stopniowo dodawać kolejne źródła dokumentów i reguły automatyzacji.

Jak przygotować firmę do pracy z fakturami cyfrowymi?

Przygotowania najlepiej rozpocząć od opisania obecnego procesu. Należy sprawdzić, skąd przychodzą faktury, kto je odbiera, gdzie są zapisywane i ile czasu zajmuje ich akceptacja. Taka analiza pokazuje, które czynności można uprościć.

Następnie warto:

1. ustalić jeden kanał odbioru dokumentów PDF;
2. przygotować dostęp do obsługi KSeF;
3. określić osoby odpowiedzialne za akceptację;
4. zdefiniować wymagane pola i reguły kontroli;
5. połączyć obieg faktur z programem księgowym;
6. ustalić zasady archiwizacji i tworzenia kopii zapasowych;
7. przeszkolić pracowników;
8. regularnie sprawdzać jakość automatycznego odczytu.

Cyfrowe przetwarzanie faktur nie musi oznaczać całkowitej rezygnacji z kontroli człowieka. Najlepsze rezultaty daje połączenie automatycznego odczytu, jasno opisanych procedur i sprawdzania wyjątków. Dzięki temu KSeF i PDF mogą funkcjonować w jednym, uporządkowanym obiegu dokumentów.